Risparmiare una cifra pari al 20 per cento del proprio fatturato solo incidendo su carta, inchiostri e stampanti? Per professionisti come notai e commercialisti è possibile. La stima, elaborata su uno studio professionale medio con una 50ina di clienti e 13 mila fattura all'anno da gestire, è stata presentata all'evento organizzato al Grand Hotel Santa Lucia di Napoli in occasione del primo anno di vita di Menocarta.net, una rete di otto imprese (tra Padova, Milano, Roma e Napoli) che si occupa di fatturazione digitale e di conservazione sostitutiva. Gli studi condotti sull'argomento dal Politecnico di Milano dimostrano infatti che la riduzione dei costi per i professionisti che hanno deciso per la gestione e la conservazione documentale in forma digitale varia tra i 2 ai 4 euro per singolo documento e tra 50 cent e l'euro a pagina per i dichiarativi fiscali di competenza dello studio. Ma il balzo epocale dalla carta al digitale è qualcosa di ben più articolato di un semplice risparmio economico: i vantaggi del digitalizzare i 45 miliardi di fogli di carta "business" prodotti in Italia ogni anno si tradurrebbero in 4 tonnellate di Co2 non immesse in atmosfera, in 24 milioni di alberi non abbattuti (e quindi la possibilità di offrire ai propri clienti un servizio "green"), in 10 miliardi di ore di lavoro in meno e in un risparmio economico di 12 miliardi di euro di costi di cancelleria (dati forniti dall'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano).

Numeri, ma anche testimonianze dei professionisti che per primi hanno deciso di intraprendere il percorso per la gestioni di flussi di documenti digitali (nativi e non) e la loro conservazione sostitutiva a norma. Non è un caso che accanto ai professionisti che si sono rivolti a Menocarta.net per chiedere la digitalizzazione degli archivi e la gestione sostitutiva a norma ci siano anche alcune delle più grandi realtà imprenditoriali italiane. Tra questi uno dei colossi della vendita di auto usate online (più di 2 milioni di euro a "listino", un archivio da 300 mila fatture e 60 mila nuove fatture l'anno), una delle più importanti multinazionali specializzata nella meccanica di precisione e nelle componenti per macchine per movimento terra (500.000 documenti amministrativi/contabili l'anno da gestire e conservare nel solo formato digitale) e da ultimo uno dei brand dell'abbigliamento italiano più noto e diffuso al mondo (700 mila documenti annui nativi digitali da conservare a norma).

"L'informatica può aiutarci a migliorare il nostro lavoro soprattutto in termini di stress. Ma al di là dei vantaggi non si deve dimenticare che il legislatore sta andando avanti - ha spiegato Robert Braga, commercialista partner di Menocarta.net e formatore dei professionisti che si affacciano alla conservazione sostitutiva - il 6 giugno, data in cui per la Pubblica Amministrazione diventerà obbligatorio la fatturazione elettronica, è dietro l'angolo. Pensiamo ad un piccolo artigiano che deve fare una piccola manutenzione in un ufficio pubblico? Se il 6 giugno non saremo pronti rischiamo veramente di perdere il cliente".

E poi ancora: "Diventa un vantaggio per il cliente e per il professionista: documenti a disposizione in tempo reale e un risparmio che, anche fosse solo dei 5%, in un periodo come questo può determinare la sopravvivenza o meno del proprio studio professionale" - Daniele Tumietto, commercialista partner per la regione Piemonte.

"Pensiamo agli ordini di lavoro che in alcune grosse aziende devono essere conservati per tutta la vita del bene in oggetto. In alcuni casi le grandi società hanno affittato hangar negli aeroporti per stoccare tonnellate di carta e hanno assunto archivisti per recuperarla. Con la conservazione sostitutiva tutto sarebbe disponibile in pochi click" - Giovanni De Vivo, commercialista partner per la regione Campania.

"E' un momento particolarissimo quello che stiamo vivendo, una vera rivoluzione epocale pari a quello che avvenne nel passaggio dalla tradizione orale a quella scritta. Cosa accadrebbe se l'anno prossimo tutti i colleghi commercialisti dovessero supportare tutta la fatturazione solo in digitale? In moltissimi perderebbero clienti" - Andrea Cortelazzo, commercialista partner per la regione Veneto.

Non va dimenticato che un'indagine condotta sempre dal Politecnico di Milano ha dimostrato che l'8 per cento dei 115 mila commercialisti italiani dichiara di avere il proprio archivio cartaceo ormai saturo mentre il 53 per cento lo descrive prossimo alla saturazione.

Presente all'evento anche il presidente dell'Ordine dei Commercialisti ed Esperti Contabili di Padova Dante Carolo: "E' sempre difficile abbandonare una certezza per passare al digitale ma se ben guardiamo ci stiamo già muovendo in quella direzione. Sono certo che alla fine sarà un passaggio veloce ed intuitivo. Sicuramente è questa la direzione giusta da seguire: meno utilizzo di carta, minori spazi, più risparmio. In questo periodo di crisi è una mentalità che può veramente fare la differenza".

Da qui nasce infine l'idea di aprire il prossimo gennaio a Padova il primo "Work Center Menocarta.net" per il supporto operativo dei professionisti e delle loro aziende clienti: un centro di assistenza alla digitalizzazione di documenti e alla conservazione sostitutiva a norma per professionisti del settore. Un luogo minimalista fatto da tavoli, sedie, pc tablet wireless e non una stampante, nessun archivio cartaceo né carta stampata: una scommessa di certo impegnativa, per dimostrare che dire addio alla carta è possibile. La rete d'impresa Menocarta.net ha anche previsto l'apertura di altri sei o sette centri di questo tipo nel resto d'Italia nel prossimo biennio.